So wichtig wie noch nie: Microsoft Teams ist der zentrale Ort der Zusammenarbeit

Wegen der Corona-Krise haben viele Unternehmen in den letzten Tagen für ihre Mitarbeiter die Möglichkeit geschaffen, von Zuhause aus zu arbeiten.  Um Projekte und Aufgaben, an denen mehrere Mitarbeiter gemeinsam arbeiten, weiterhin erledigen zu können, ist es notwendig, die Mitarbeiter bestmöglich zu vernetzen. Das gelingt zum Beispiel mit Videokonferenz-Software, die zusätzliche Funktionen für die ortsunabhängige Arbeit bietet. 

Da für viele Menschen die Arbeit aus dem Home-Office ungewohnt ist, macht die Einführung von Videokonferenzen und Gruppenchats Sinn. Die Mitarbeiter fühlen sich weniger allein, der schnelle Austausch mit den Kollegen, die an einem gemeinsamen Projekt arbeiten, ist ein Zeitgewinn und ermöglicht eine erfolgreichere Zusammenarbeit. 

Es gibt im Markt viele Angebote für das Arbeiten im Home-Office. Hier sollte man sich jedoch genau informieren, bevor man sich für eine Lösung entscheidet, denn nicht alle erfüllen die Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). 

Zudem kann der Griff zum erstbesten Programm ein unkalkulierbares Sicherheitsrisiko darstellen. So hatten einzelne Anbieter mit erheblichen Sicherheitsproblemen zu kämpfen, durch die firmeninterne Chats und Dateien von Fremden abgegriffen werden konnten. Einige Tools brauchen außerdem Spezial-Equipment, welches den Preis dann deutlich steigen lässt. 

Microsoft Teams bietet alle wichtigen Funktionen für die dezentrale Zusammenarbeit – egal ob aus dem Home-Office oder von unterwegs mit der Teams App. Da die Office 365-Daten in Rechenzentren in Deutschland gehostet werden, ist diese Lösung DSGVO kompatibel.

Chatten, telefonieren und Videokonferenzen

Tauschen Sie sich mit all Ihren Kolleginnen und Kollegen in Gruppenchats oder in persönlichen Nachrichten aus. Teams bietet zudem bequeme Telefonkonferenzen mit Anrufen, Anrufplänen und vielen weiteren Features. Videokonferenzen können über einen einfachen Klick im Gruppenchat gestartet oder aus dem Office-Kalender übernommen werden. 

Abteilungen und Arbeitsgruppen organisieren

Ein Vorteil von Teams ist, dass sich die internen Strukturen Ihres Unternehmens übernehmen lassen. So können Abteilungen ein eigenes Team bilden, oder Projekt-Teams ungestört von Nichtbeteiligten arbeiten. Es gibt auch Gruppen, die alle Mitarbeiter einbeziehen und so für unternehmensweite Ankündigungen verwendet werden können. 

Dateien schicken und gemeinsam bearbeiten

Mit Teams lassen sich Dateien in Word, PowerPoint und Excel in Echtzeit abrufen, teilen und bearbeiten. Praktisch ist auch die Funktion „Bildschirm teilen“. So sind alle auf einem Stand. 

Desktop-Version und Teams App

Neben der komfortablen Desktop Version für PC und Laptop können Sie auf Teams jederzeit und überall mit der Teams App zugreifen. So können Sie Teams zum Beispiel auch auf dem iPad installieren und brauchen dann kein Headset und keine Webcam für Anrufe und Videokonferenzen.  

Kostenlos oder kostenlos – Sie haben die Wahl

Prinzipiell kann man Teams, das man auch den Nachfolger von Skype nennt, in der Privat-Edition immer kostenlos nutzen. Während der Corona-Ausnahmesituation hat Microsoft für die dauerhaft kostenlose Variante sogar die Nutzerbeschränkung aufgehoben. Dennoch ist und bleibt die dauerhaft kostenlose (Privat-)Version eine Light-Version, die nicht die volle Funktionalität bietet. So kann diese Teams-Version nicht administriert werden und auch eine Datenspeicherung mit regelmäßigen Backups ist nicht enthalten. 

Unternehmen, die diese Light-Version im Einsatz haben, reizen also nicht das volle Potenzial von Teams aus und verzichten so gerade auf wesentliche Funktionen, die für die Zusammenarbeit im Unternehmen wichtig sind. Zudem gibt es bei den verschiedenen Versionen auch Wechselwirkungen zu den im Unternehmen lizensierten Office-Produkten, die schwer zu durchschauen sind. 

Wichtig: Teams sieht zwar einfach aus, ist es aber dann doch für Unternehmen nicht – weil man für den professionellen Einsatz einiges bedenken muss. Daher sollten Sie für die Auswahl des Office Plans mit Teams sowie für die Einrichtung und das Onboarding Unterstützung in Anspruch nehmen.

Den Leistungsumfang, sowie die Vor- und Nachteile der unterschiedlichen Microsoft-Teams-Pläne besprechen wir gerne persönlich mit Ihnen. 

Heben Sie das Potenzial von Teams für Ihr Team!

Natürlich kann man Teams auch ohne Einführung irgendwie nutzen. Unser zweistündiges Webinar versetzt Ihre Mitarbeiter in die Lage, mit Teams wesentlich effizienter zu arbeiten. Wir zeigen Ihren Mitarbeitern, wie Teams ihnen dabei helfen wird, die Zusammenarbeit mit den Kollegen auf ein neues Niveau anzuheben und die Arbeit aus dem Home-Office zu perfektionieren. 

Teams als Collaboration Tool einführen

Zusammenfassend macht Microsoft Teams aus Sicht unserer Experten den besten Eindruck. Es ist ein effizientes und leicht bedienbares Tool für die Zusammenarbeit Ihrer Mitarbeiter – auch aus dem Home-Office. Mit zahlreichen sinnvollen Funktionen und Vorteilen binden Sie Ihre Mitarbeiter optimal in die Projekte und Prozesse ein, können sich mit Videokonferenzen in guter Qualität austauschen und verbessern das Teamwork in Ihrem Unternehmen auch abteilungsübergreifend. 

Auch wenn Teams zunächst einfach erscheint, ist es beim genaueren Hinsehen doch wesentlich komplexer. Verschiedene Versionen mit unterschiedlichen Funktionen und Backup-Möglichkeiten, sowie Wechselwirkungen zum lizenzierten Office-Paket erfordern eine professionelle und nachhaltige Einführung mit individueller Konfiguration und einem persönlichen Onboarding der Mitarbeiter. So kann jeder am Arbeitsplatz und von Zuhause aus Teams voll nutzen – und das hilft dem Unternehmen in dieser außergewöhnlichen Zeit.

publiziert am 19. April 2020 von in der Kategorie Neuigkeiten